Email – более или менее новое изобретение, по сравнению с традиционными средствами передачи информации, и так как оно подразумевает быстрое и в основном неформальное общение, мы часто задаемся вопросом о стиле и правилах, которые стоит использовать в деловом электронном сообщении. Вот основные рекомендации по стилю:

— Обычно стиль написания электронных писем делового содержания аналогичен стилю писем и факсов. Например, можно использовать такие приветствия как Dear Mr. Cornby или Dear Tom, а в завершении письма употребить Yours sincerely или Best wishes. Тем не менее, если вы хорошо знаете адресата или если вы уже обменялись несколькими сообщениями с одним конкретным человеком, можно опустить нарочитую формальность и использовать более неофициальные формы приветствия (Hi John, Hi there) и завершения письма (Take care или Have a fab day!).

— Не путайте деловые письма с письмами личными. В деловом письме применяются те же правила написания, что и в обычном: пишите четко, лаконично и вежливо; думайте об адресате, о цели написания письма, ясности изложения, доходчивости и о тоне.

— Используйте правильную грамматику, пишите без ошибок и опечаток, следите за пунктуацией, как если бы вы писали любое другое деловое письмо.

— Не стоит писать без надобности прописными буквами. Это может быть расценено как эквивалент крика и, соответственно, произвести отрицательный эффект. Если вы хотите сделать особое ударение на каком-либо слове, отметьте слово звездочками с обеих сторон, например, *urgent*.

— Старайтесь, чтобы ваше письмо было кратким и по делу, так как люди получают множество электронных писем в день. Поэтому лаконичность имеет особую важность.

— В целом, в одном электронном письме постарайтесь ограничить себя одним вопросом для обсуждения. Это поможет вам сохранить краткость сообщения и даст возможность получателю легче разобраться с ответом.

1 Перед отправкой сообщения обязательно проверьте его на наличие ошибок.

В английском языке существует такое понятие как TLA или Three-Letter Acronym — трёхбуквенный акроним аббревиатура, принятая в электронной почте, чат-форумах и Skype. Для того, чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах эти сокращения, длина которых иногда превышает три буквы.

Вот часто употребляемые TLA:

AFAIK (As Far As I Know) – насколько мне известно.

BFN (Bye For Now) – до встречи, пока.

BTW (By The Way) – кстати.

COB (Close Of Business) – окончание рабочего дня.

FYI (For Your Information) — к Вашему сведению 

JIT (Just In Time) — вовремя.

IOW (In Other Words) – другими словами, иначе говоря.

LT (Lead Time) – время выполнения заказа.

NRN (No Reply Necessary) – ответ не требуется.

OTOH (On The Other Hand) – с другой стороны.

WIP (Work In Process) – проект в стадии разработки.

Используйте такие сокращения очень осторожно, только когда вы уже установили дружеское общение с получателем письма.

Также лучше не использовать смайлы в деловых электронных сообщениях, так как это может быть расценено как непрофессионализм, особенно, если вы плохо знакомы с получателем письма и не уверены, что он поймет вас правильно.